「スーパーマンじゃないからこそできる、これからの仕事」【ネミーマガジン第115号】

いつもネミーマガジンをご覧いただきありがとうございます。
今回は生産部の鈴木が担当させて頂きます。

皆様、「短期記憶」をご存知でしょうか。

その名の通り、ちょっとしたことを覚えておくための力です。
短期があれば長期もあります。
脳には、短期記憶と長期記憶を扱う部分があり、
それぞれ違うのだそうです。
にわとりは三歩あるけば忘れるといいますが、
もしかしたら、人間も大差ないのかもしれません。
スーパーマンはそんじょそこらにはいません。

私も忘れっぽいタイプの一員です。
(大きな声では言えないのですが、短期記憶の無さには、
絶大な自信があります!!)
もちろん、スーパーマンではありません。

以前の職場の話です。
「取引先様が来週いらっしゃるから、
受け入れ部署に連絡しておくように」
と指示を受けた数分後に忘れてしまい、
当日、顔面蒼白になった経験があります。

また、取引先様への請求書を作成してお送りする業務で、
1社だけ他の書類に紛れ込んでしまい、
社内承認もせずにそのままにしてしまって、
入金日近くになって慌てて承認のため社内を駆けずり回ったことも。

そんな私ですので、すぐに取りかかれない仕事は、
メモをするようにしています。
私は今ネミーでも請求書の発送を扱うことがあるのですが、
毎月チェックリストを作り、抜け漏れのないように管理しています。
自分が無理して覚えておくのではなく、
仕組みに頼って無理なく仕事が進められるように、と思っています。

これも以前の職場での話ですが、
入出庫の管理をしていたことがありました。
船の部品を作る工場で、管理する物の種類が多く、
大きなものは3mぐらいのものから、
ちいさなものはネジ1つに至るまで、
それら数千種類の部品に1つずつ名前を付けて、
管理していました。

当時勤めていた会社では、
その数千種類もある部品1つ1つを
人海戦術を駆使して数えて紙に書きとめて、
それをエクセルの管理表に打ち直していたのです。
(もはや、エクセルでやる意味がなくなっていました)

当然、誤差が出ます。
その誤差を修正するための「棚卸(たなおろし)」と呼ばれる
在庫物の確認作業は、控えめに言って地獄(!)でした。

そこで、少しでも間違いの可能性を減らすために、

・部品の置いてある棚にバーコードを貼り付ける
・バーコードを読み取り、その部品の数を数えて数字を入力
・入力されたデータをエクセルに転送

というシステムを作りました。
「マクロ」と呼ばれるエクセルのプログラムを
このために勉強して試行錯誤をして作ったこのシステムは、
今までたくさんの人を投入して数日かかっていた棚卸作業を、
わずか数時間(!)で終わらせることができました。
このときは、ちょっと自分はスーパーマンになった気分になりました。
ちょっとです。すいません、ほんのちょっとです。

新型コロナウイルスの影響で、
人が直接出向いて作業をしたり、
数人で膝をつきあわせて考えたり、
そんなことが簡単にはできなくなってしまいました。

「一人一人が無理して何とかする」では
カバーできない時代になってきています。

そんなときこそ、
「スーパーマンではない自分でもできる仕組み」を
つくるのが大事なのかもしれないと思った次第です。

こちらのメルマガをご覧の皆様におかれましても、
お仕事の再始動がうまくいきますよう、
心よりお祈りしております。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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